視頻會議系統的出現是科學技術的又一次重大進步，往往一個系統要兼備多種功能，這就涉及不同的系統的集成問題，對于一些大型企業或設有多個辦事處的公司來說，視頻會議不失為一種高效的解決方式。

視頻會議系統的好處：

（1）工作人員可以在多個地點同時進行會議；

（2）你不需要離開辦公室，就可以與你的同事、合作伙伴、供應商和客戶進行更多交流；

（3）允許你迅速地召開一次特別會議，討論緊急事件并立即采取措施；

（4）聲音和視頻同步進行，讓你似乎在參加一次現場會議；

（5）通過幫你節省時間、金錢和資源，它可以提高你的工作效率和生活質量。

北京音響工程公司稱視頻會議分為軟件視頻會議系統和硬件視頻會議系統，軟件視頻會議系統是基于PC機架構的視頻通信方式，主要由CPU處理、音頻編解碼，其最大特點是價格低廉、開放性好、軟件集成方便，但穩定性較差。

硬件視頻會議是基于嵌入式系統的視頻通信，基于dsp +嵌入式軟件實現音視頻處理、網絡通信和各種會議的功能。最重要的特點是高性能和高可靠性。硬件視頻系統大多數用于中高端視訊。

傳輸的視頻會議系統是多媒體數據，與普通的數據不同，一般的數據線路不能傳輸聲音和動態圖片，因為聲音和動態圖像的源信號比較大。同時，基于用戶需求的實際使用效果進行同步傳輸語音和圖像信號要求連續平滑，其他輔助功能也可以簡單的使用。因此，為了達到這種效果，視頻會議系統在語音/圖像壓縮、通信線路條件、數據/應用共享等方面提出了更高的要求。視頻會議的普及和發展經歷了從模擬到數字、從點對點到多點到多點、從有線到無線、從單一功能到綜合功能的過程。